การจัดการข้อมูล
1. ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล
1. ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล
1) แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลในสำนักงาน
2) การจัดการข้อมูลในสำนักงาน
3) วิธีที่ใช้ในการจัดการข้อมูล
2. ระบบฐานข้อมูล
1) แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล
2) แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน
3) ตัวอย่างการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน
3. ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน
1) แนวคิดด้านความปลอดภัยของข้อมูล
2) ไวรัสคอมพิวเตอร์
3) การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
1. ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล
1.1 แนวคิดเกี่บงกับข้อมูลในสำนักงาน
1. ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ ข้อมูลอาจจะเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง
ข้อมูลมักจะเกิดขึ้นอย่างไม่มีระเบียบ
ข้อมูลไม่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผล
สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงาน พรือตัดสินใจเพื่อสนับสนุนในงานที่เกี่ยวข้อง
2 ประเภทของข้อมูลในสำนักงาน
2.1 ตามลักษณะของข้อมูล
-Numeric Data
-Character Data text
-Voice
-graphical data
-image data
2.2 ตามการคำนวณในคอมพิวเตอร์
-Numeric Data
-non-numeric data
2.3 ตามแหล่งที่มาของข้อมูล
-ภายในองค์กร
-ภายนอกองค์กร
2.4 ตามหมวดหมู่เอกสารในสำนักงาน
-ข้อมูลด้านการเงินงบประมาณ ข้อมูลโต้ตอบทั่วไป ข้อมูลลบริหารทั่วไป ข้อมูลบริหารบุคคล ข้อมูลเบ็ดเตล็ด ข้อมูลการประชุมทั่วไป ข้อมูลพัสดุและก่อสร้าง ข้อมูลรายงานทั่วไป ข้อมูลการตลาด ข้อมูลการผลิตและบริการ
2.5 ตามคุณสมบัติของข้อมูล
-เชิงปริมาณ
-เชิงคุณภาพ
การจัดการข้อมูลในสำนักงาน
1. ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
1.1 data volume
1.2 data sharing
1.3 data accuracy
1.4 data integrity
2. กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
1.1 Data capture / data acquisition
1.2 Data entry
1.3 Data editing (data verification , data validation)
1.4 Data storing
1.5 Data enquiry and data retrieval
1.6 Data maintenance (update , backup)
1.7 Data recovery
1.8 Data retention
1.9 Data scraping
D
วิธีที่ใช้ในการจัดการข้อมูล
1. ความหมายของแฟ้มข้อมูล
แฟ้มข้อมูล (file หรือ folder) คือ การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้ จากการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในที่เดียวกันในหน่วยความจำสำรอง เช่น ในฮาร์ดดิส ดิสเกตต์ แผ่นซีดีรอม ข้อมูลที่เก็บในแฟ้มข้อมูล จะเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์
2.โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มข้อมูล
2.1แบบเขตข้อมูลและระเบียนข้อมูล
เขตข้อมูลประกอบตัวตัวเลขหรือตัวอักษรหลายๆตัวที่มีคุณลักษณะเดียวกัน
ระเบียนข้อมูล ประกอบด้วย เขตข้อมูลหลายๆเขตเขตข้อมูลรวมกัน
แฟ้มข้อมูลประกอบด้วย ระเบียนข้อมูลหลายๆ ระเบียนรวมกัน
2.2แบบลิสต์และอะเรย์
ลิสต์ คือการสะกดรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนื่องกันไปคั่น ด้วยอักษรพิเศษเช่น คอมม่า สแลชหรืออื่นมีคำพิเศษที่แตกต่างเพื่อระบุถึงคำสุดท้ายในลิสต์
อะเรย์ คือการกำหนดค่าค่า เป็น ตารางหรือ แมทริกซ์ ซึ่งแต่ละตำแหน่งแทนความหมายของแต่ละเรื่องแล้วแต่การกำหนดของผู้จัดทำตาราง
2.3 แบบออบเจ็กต์
3. ประเภทของแฟ้มข้อมูล
3.1 ตามลักษณะข้อมูลที่จัดเก็บ
แฟ้มข้อมูลโปรแกรม(Program file)
แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูล(Data file) :
-Text file
-แฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพ
-แฟ้มข้อมูลที่เสียงรหัสแบบดิจิตัล
-แฟ้มข้อมูลที่เป็นภาพยนตร์
3.2ตามการใช้งาน
1)แฟ้มข้อมูลหลัก
2)แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง
3)แฟ้มข้อมูลรายงาน
4)แฟ้มข้อมูลสำรอง
4.การเรียกใช้แฟ้มข้อมูล
การดูรายละเอียดแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ การเปิดแฟ้มข้อมูล การปิดแฟ้มข้อมูล การบันทึกแฟ้มข้อมูล การแก้ไขแฟ้มข้อมูล การลบแฟ้มข้อมูล
5.วิธีการเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูล
5.1เรียงลำดับ การไล่ไปตั้งแต่ต้นระเบียนและเปรียบเทียบหรือตรวจสอบว่าเป็นระเบียนที่ตรงความต้องการหรือไม่
5.2 แบบโดยตรงหรือแบบสุ่ม เป็นวิธีเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรง
5.2.1 แบบลำดับดัชนีมีการจัดเก็บข้อมูลเป็น 2ส่วน ส่วนแรก เป็นส่วนคีย์เพื่อใช้ในการค้นหาและเชื่อมโยงไปยังส่วนที่ สอง เป็นรายละเอียดข้อมูล
5.2.2 แบบโดยตรงเป็นการนำคำของคีย์ที่ใช้ในการค้นหามาหาตำแหน่งของระเบียนข้อมูล
6 ปัญหาการใช้แฟ้มข้อมูลในการจัดการข้อมูล
6.1 การดูแลข้อมูล
6.1.1 Data redundaney
6.1.2 Data independence
6.2 ปัญหาอื่นๆ
6.2.1 Data dispersion
6.2.2 Resource utilization
ระบบฐานข้อมูล
แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล
1.ความหมายของฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล หมายถึงแหล่งรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่งจัดเก็บให้เป็นระเบียบ
ข้อมูลที่จัดเก็บในบานข้อมูลประกอบด้วย
1.เนื้อหาสาระของข้อมูลคือข้อมูลต่างๆที่ต้องการ
2.คำอธิบายข้อมูล เพื่ออธิบายคุณสมบัติหรือรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บลงในฐานข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น