บทที่5 ระบบสารสนเทศของสำนักงานอัตโนมัติ
บทบาทและหน้าที่หลักของสำนักงาน-การจัดการข่าวสารให้กับบุคลากรในองค์กรให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
-เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกันในทุกระดับ
-เชื่อมโยงเกี่ยวกับองค์กรภายนอกและองค์กรภายใน
ระบบจัดการด้านเอกสาร
-ระบบประมวลคำ
-ระบบประมวลผลภาพ
-ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ
-การทำสำเนาเอกสาร
-การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
ระบบประมวลคำอาจแบ่งได้ 3ระดับ
ระบุกระดาษกั้นหน้า กั้นหลัง ขอบบน ขอบล่างหรือให้พิมพ์เอกสารเข้าเครื่องแก้ไขข้อมูล
-ระดับสูง คือ สามารถจัดทำสารบัญโดยเครื่องสามารถหาหัวข้อและเลขหน้าให้โดยอัตโนมัตินอกจากนั้นอาจจะสั่งให้เครื่องจัดทำดัชนีพร้อมเลขหน้าโยอัตโนมัติจัดทำเชิงอรรถโดยอัตโนมัติ
-ระดับพิเศษ มีพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ ชุดคำสั่งตรวจคำสะกด ชุดคำสั่งสำหรับตรวจไวยากรณ์ เหมาะสำหรับเอกสาร พวกจดหมาย ตาราง รายการต่างๆ แบบฟอร์ม เอกสารที่มีความยาว เป็นต้น
ระบบประมวลภาพ
บางครั้งเรียกว่า ระบบจัดการภาพ อิเล็กทรอนิกส์
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพโดยสามารถให้ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพจากเอกสารต่างๆมาเก็บไว้ในฐานข้อมูลและสามารถเรียกกลับมาดัดแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม Adobe PageMaker เป็นต้น
ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ
-เป็นชุดคำสั่งที่ทำให้ผู้ใช้สามารถทำรายงานวารสาร แผ่นพับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจ เพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพหรือลวดลายลงบนกระดาษ แล้วจัดเรียง ทดสอบตัวอย่างจนเพียงพอกับความต้องการ ก็นำมาใช้งานได้
การทำสำเนาเอกสาร
เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆชุดเพื่อใช้แจกจ่ายหรือ เผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็วข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจน คือสามารถสร้างสำเนาได้สะดวกมีการโต้ตอบถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายได้หรือจะมีการพิมพ์ทั้งสองด้านรวมข้อความพร้อมภาพหรือแม้กระทั้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน
สำนักงานอัตโนมัติการทำสำเนาเอกสารใช้วิธีการดังต่อไปนี้
-การทำสำเนาโดยใช้กระดาษคาร์บอน (carbon copying) ปัจจุบันสำนักงานอัตโนมัติใช้วิธีการนี้น้อยลง
-การทำสำเนาโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสาร (photocopying)
-การทำสำเนาที่ใช้เทคนิคการเปลี่ยนสีจากต้นฉบับลงบนกระดาษทำสำเนา (fluid duplicating หรือ process) เทคนิคนี้สามารถทำสำเนาเป็นสีต่างๆ ได้ เหมาะสำหรับกรณีต้องการสำเนาเอกสาร 11-30 ฉบับ
การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ (archival storage)
-จัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) ไมโครฟิมล์ (Microfilm) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) หรือแผ่นซีดี (Compact Disc) เป็นต้น ช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น
ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message – Handling Systems : MHS)
-ระบบโทรสาร (facsimile (fax) systems)
-ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic mail)
-ไปรษณีย์เสียง (voice mail)
ระบบโทรสัมมนา หรือการประชุมทางไกล (Teleconferencing System : TS)
ประโยชน์
-จัดนัดประชุมได้รวดเร็วสนองตอบความเร่งด่วน
-เพิ่มผลผลิตของผู้เข้าร่วมประชุม เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
-การประชุมมีวินัยและมีประสิทธิภาพ
-ใช้ในการสัมภาษณ์งาน
ประเภท ระบบโทรสัมมนาหรือการประชุมทางไกล
-การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
-การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
-การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
-โทรทัศน์ภายใน (In – House Television)
-ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)
ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System : OSS)
-กรุ๊ปแวร์ (groupware)
-กราฟิกเพื่อการนำเสนอ (presentation graphics)
-ระบบสนับสนุนสำนักงานอื่นๆ
กรุ๊ปแวร์ (groupware)
-แนวคิดในการใช้งานระบบส่วนชุดคำสั่งและสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่จะมีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้ในระบบได้
-องค์ประกอบของกรุ๊ปแวร์ มีอยู่ 4 ส่วน ได้แก่
ผู้ใช้
มาตรฐาน
ตัวเครื่อง
ส่วนชุดคำสั่ง
การสร้างลำดับการทำงาน (workflow)
-การทำงานเป็นระบบทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มตามหน้าที่และมีลำดับที่ชัดเจนประโยชน์ที่ได้รับคือ
-ลดระยะเวลาการทำงาน
-ลดค่าใช้จ่าย
-ลดการใช้กระดาษและการถ่ายเอกสาร
-ลดขนาดสำนักงาน ทั้งนี้เพราะเมื่อลดการใช้กระดาษก็จะทำให้พื้นที่ใช้งานลดลง
-การจัดงานและการบริหารสะดวกขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น