บทที่ 4 เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology)
การเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคเครื่องจักรของงานสำนักงาน
-เครื่องพิมพ์ดีด
-เครื่องพิมพ์ดีดอัตโนมัติ
-MT/ST(Magnetic Tape/Selectric Type Writer)และMC/ST(Magnetic Card/ Selectric Type Writer)
-เครื่องประมวลผลคำ(Word processing)
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
-ปี1940 คอมพิวเตอร์ถูกนำมาใช้ทางวิชาการและทางทหาร
-ปี1954 คอมพิวเตอร์ถูกนำมาใช้ในธุรกิจเป็นครั้งแรก(UNIAC)
คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถรับข้อมูลและคำสั่งแล้วนำไปประมวลผลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์
-หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
-หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit:CPU)
-หน่วยแสดงผล (Output Unit)
-หน่วยความจำสำรอง (Secondary Storage Unit)
เทคโนโลยีการสื่อสาร
-Telegraph (โทรเลข)
-Telephone (โทรศัพท์)
-Dictation Equipment (เครื่องบันทึกตามคำบอก)
-Facsimile Teletype Writer
-Electronic Mail
การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
-การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการในการส่งหรือสื่อและแสดงข้อความทั้งที่เป็นคำพูด และแบบไม่เป็นคำพูด
-ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารที่มีผลกระทบโดยตรงต่อตัวบุคคลและระบบเครือข่ายอย่างมาก
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
-ผู้ส่ง (Sender)เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล
-การใส่รหัส (Encode)เป็นการเรียบเรียง
-ผู้รับ (Receiver)รับข้อมูลที่ส่งมาและพิจารณาข่าวสารโดยถอดรหัส
-การถอดรหัส (Decode)เป็นการแปลงหรือถอดความข่าวสารจากความคิดของผู้ส่งมาผังความคิดของผู้รับ
-เสียงรบกวน (Noise)อุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
ประเภทการติดต่อสื่อสารแบ่งตามโครงสร้างองค์กร
-Downward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง
-Upward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่ระดับบน
-Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับในระดับเดียวกันตามสายงาน
ประเภทการติดต่อสื่อสารแบ่งตามเป้าหมายในการสื่อสาร
-Internal เป็นการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร ซึ่งใช้สื่อภายในสำนักงานสมัยใหม่ประเภทต่างๆ
-External เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าและสาธารณชน ต้องมีการติดต่อสื่อสารภายนอก
ประเภทการติดต่อสื่อสารแบ่งตามรูปแบบ
-Verbal เป็นการติดต่อสื่อสารผ่านการเขียน การพูด
-Nonverbal เป็นการติดต่อสื่อสารมาจากท่าทาง ทัศนคติ และอารมณ์ความรู้สึกหรือแม้แต่กิริยาอาการสัมผัส
ประเภทการติดต่อสื่อสารแบ่งตามลักษณะการติดต่อสื่อสาร
-Formal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการมีลายลักษณ์อักษร
-Informal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นตามสถานการณ์ทั่วไป
อุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
-อุปสรรคจากคนและสื่อที่ใช้
-“ร้อยคนร้อยอย่าง”
-จิตมนุษย์นี้ไซร้ยากแท้หยั่งถึง”
สาเหตุของปัญหาอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารจากมนุษย์
-การรับรู้แตกต่างกัน
-รูปแบบแตกต่างกัน
-สถานภาพแตกต่างกัน
-วัฒนธรรม ภาษา มาตรฐาน และพฤติกรรมแตกต่างกัน
-ความคิดเห็นแตกต่าง
-ความรู้ ความชำนาญและความสามารถแตกต่าง
-ปัจจัยอื่นๆ เช่น อารมณ์ ทัศนคติ วุฒิภาวะ เป็นต้น
อุปสรรคจากองค์กรและสื่อ
-บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
-ระยะทาง
เทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสาร
-ความเร็วเพิ่มขึ้น
-ต้นทุนลดลง
คุณลักษณะของเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
-เวลาและสถานที่
-กิจกรรมร่วมกัน
-หลักการOne-to-One, One-to-Many, Many-to-Many
-คนหรือหัวเรื่อง
ปัจจัยในการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ถูกต้องและเหมาะสม
-Message
-Audience
-Context
-Time
-Cost and Profit
ผลกระทบของเทคโนโลยีในสำนักงาน
-ผลิตภาพและการจ้างงาน
-การกระจายและการรวมงาน
-ความได้เปรียบเชิงแข่งขันและความเสี่ยง
-ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป ทำให้เกิดผลกระทบต่อเวลา
-ความปลอดภัยและความส่วนตัว
-ความชำนาญงานที่ต้องการ
ระบบเครือข่ายเทคโนโลยีในสำนักงาน
-เครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet)
-อินทราเน็ต (Intranet)
-เอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น