สรุปบทเรียน วิชาสำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 7 วันที่ 21.12.53

การจัดการข้อมูล
1. ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล

1)        แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลในสำนักงาน

2)        การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

3)        วิธีที่ใช้ในการจัดการข้อมูล

2. ระบบฐานข้อมูล

                        1) แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล

                        2) แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน

                        3) ตัวอย่างการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน

3. ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน

                        1) แนวคิดด้านความปลอดภัยของข้อมูล

                        2) ไวรัสคอมพิวเตอร์

                        3) การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

1.       ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูล

1.1      แนวคิดเกี่บงกับข้อมูลในสำนักงาน

1.        ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ ข้อมูลอาจจะเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง

ข้อมูลมักจะเกิดขึ้นอย่างไม่มีระเบียบ

ข้อมูลไม่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผล

สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงาน พรือตัดสินใจเพื่อสนับสนุนในงานที่เกี่ยวข้อง

2          ประเภทของข้อมูลในสำนักงาน

2.1      ตามลักษณะของข้อมูล

-Numeric Data

-Character Data text

-Voice

-graphical data

-image data

         2.2 ตามการคำนวณในคอมพิวเตอร์

                        -Numeric Data

                -non-numeric data

         2.3 ตามแหล่งที่มาของข้อมูล

                -ภายในองค์กร

                        -ภายนอกองค์กร

         2.4 ตามหมวดหมู่เอกสารในสำนักงาน

                        -ข้อมูลด้านการเงินงบประมาณ ข้อมูลโต้ตอบทั่วไป ข้อมูลลบริหารทั่วไป ข้อมูลบริหารบุคคล ข้อมูลเบ็ดเตล็ด ข้อมูลการประชุมทั่วไป ข้อมูลพัสดุและก่อสร้าง ข้อมูลรายงานทั่วไป ข้อมูลการตลาด ข้อมูลการผลิตและบริการ

         2.5 ตามคุณสมบัติของข้อมูล

                        -เชิงปริมาณ

                -เชิงคุณภาพ

การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

1.        ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

1.1      data volume

1.2      data sharing

1.3      data accuracy

1.4      data integrity

2.        กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

1.1      Data capture / data acquisition

1.2      Data entry

1.3      Data editing (data verification , data validation)

1.4      Data storing

1.5      Data enquiry and data retrieval

1.6      Data maintenance (update , backup)

1.7      Data recovery

1.8      Data retention

1.9      Data scraping

D

วิธีที่ใช้ในการจัดการข้อมูล

1.        ความหมายของแฟ้มข้อมูล

แฟ้มข้อมูล (file หรือ folder) คือ การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้ จากการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในที่เดียวกันในหน่วยความจำสำรอง เช่น ในฮาร์ดดิส ดิสเกตต์ แผ่นซีดีรอม ข้อมูลที่เก็บในแฟ้มข้อมูล จะเป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์

      2.โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มข้อมูล

2.1แบบเขตข้อมูลและระเบียนข้อมูล

เขตข้อมูลประกอบตัวตัวเลขหรือตัวอักษรหลายๆตัวที่มีคุณลักษณะเดียวกัน

ระเบียนข้อมูล ประกอบด้วย เขตข้อมูลหลายๆเขตเขตข้อมูลรวมกัน

แฟ้มข้อมูลประกอบด้วย ระเบียนข้อมูลหลายๆ ระเบียนรวมกัน

2.2แบบลิสต์และอะเรย์

  ลิสต์ คือการสะกดรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนื่องกันไปคั่น ด้วยอักษรพิเศษเช่น คอมม่า สแลชหรืออื่นมีคำพิเศษที่แตกต่างเพื่อระบุถึงคำสุดท้ายในลิสต์

อะเรย์ คือการกำหนดค่าค่า เป็น ตารางหรือ แมทริกซ์ ซึ่งแต่ละตำแหน่งแทนความหมายของแต่ละเรื่องแล้วแต่การกำหนดของผู้จัดทำตาราง

2.3 แบบออบเจ็กต์

     3. ประเภทของแฟ้มข้อมูล

3.1 ตามลักษณะข้อมูลที่จัดเก็บ

                แฟ้มข้อมูลโปรแกรม(Program file)

                แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูล(Data file) :

    -Text  file

    -แฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพ

   -แฟ้มข้อมูลที่เสียงรหัสแบบดิจิตัล

   -แฟ้มข้อมูลที่เป็นภาพยนตร์

3.2ตามการใช้งาน

1)แฟ้มข้อมูลหลัก

2)แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง

3)แฟ้มข้อมูลรายงาน

4)แฟ้มข้อมูลสำรอง

4.การเรียกใช้แฟ้มข้อมูล

การดูรายละเอียดแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ การเปิดแฟ้มข้อมูล การปิดแฟ้มข้อมูล การบันทึกแฟ้มข้อมูล การแก้ไขแฟ้มข้อมูล การลบแฟ้มข้อมูล

5.วิธีการเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูล

5.1เรียงลำดับ การไล่ไปตั้งแต่ต้นระเบียนและเปรียบเทียบหรือตรวจสอบว่าเป็นระเบียนที่ตรงความต้องการหรือไม่

5.2    แบบโดยตรงหรือแบบสุ่ม  เป็นวิธีเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรง

  5.2.1 แบบลำดับดัชนีมีการจัดเก็บข้อมูลเป็น 2ส่วน ส่วนแรก เป็นส่วนคีย์เพื่อใช้ในการค้นหาและเชื่อมโยงไปยังส่วนที่ สอง เป็นรายละเอียดข้อมูล

  5.2.2 แบบโดยตรงเป็นการนำคำของคีย์ที่ใช้ในการค้นหามาหาตำแหน่งของระเบียนข้อมูล

6  ปัญหาการใช้แฟ้มข้อมูลในการจัดการข้อมูล

  6.1 การดูแลข้อมูล

   6.1.1 Data  redundaney

   6.1.2 Data  independence

  6.2 ปัญหาอื่นๆ

   6.2.1 Data dispersion

  6.2.2 Resource utilization

ระบบฐานข้อมูล

แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล

1.ความหมายของฐานข้อมูล

ฐานข้อมูล หมายถึงแหล่งรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่งจัดเก็บให้เป็นระเบียบ

ข้อมูลที่จัดเก็บในบานข้อมูลประกอบด้วย

1.เนื้อหาสาระของข้อมูลคือข้อมูลต่างๆที่ต้องการ

2.คำอธิบายข้อมูล เพื่ออธิบายคุณสมบัติหรือรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บลงในฐานข้อมูล

สรุปบทเรียน วิชาสำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 6 วันที่ 14.12.53

บทที่5 ระบบสารสนเทศของสำนักงานอัตโนมัติ

บทบาทและหน้าที่หลักของสำนักงาน
        -การจัดการข่าวสารให้กับบุคลากรในองค์กรให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
        -เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกันในทุกระดับ
        -เชื่อมโยงเกี่ยวกับองค์กรภายนอกและองค์กรภายใน
ระบบจัดการด้านเอกสาร
        -ระบบประมวลคำ
        -ระบบประมวลผลภาพ
        -ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ
        -การทำสำเนาเอกสาร
        -การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
ระบบประมวลคำอาจแบ่งได้ 3ระดับ
ระบุกระดาษกั้นหน้า กั้นหลัง ขอบบน ขอบล่างหรือให้พิมพ์เอกสารเข้าเครื่องแก้ไขข้อมูล
         -ระดับสูง คือ สามารถจัดทำสารบัญโดยเครื่องสามารถหาหัวข้อและเลขหน้าให้โดยอัตโนมัตินอกจากนั้นอาจจะสั่งให้เครื่องจัดทำดัชนีพร้อมเลขหน้าโยอัตโนมัติจัดทำเชิงอรรถโดยอัตโนมัติ
         -ระดับพิเศษ  มีพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ ชุดคำสั่งตรวจคำสะกด ชุดคำสั่งสำหรับตรวจไวยากรณ์ เหมาะสำหรับเอกสาร พวกจดหมาย ตาราง รายการต่างๆ แบบฟอร์ม เอกสารที่มีความยาว เป็นต้น
ระบบประมวลภาพ
บางครั้งเรียกว่า ระบบจัดการภาพ อิเล็กทรอนิกส์
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพโดยสามารถให้ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพจากเอกสารต่างๆมาเก็บไว้ในฐานข้อมูลและสามารถเรียกกลับมาดัดแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม  Adobe PageMaker เป็นต้น
ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ
          -เป็นชุดคำสั่งที่ทำให้ผู้ใช้สามารถทำรายงานวารสาร แผ่นพับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจ เพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพหรือลวดลายลงบนกระดาษ แล้วจัดเรียง ทดสอบตัวอย่างจนเพียงพอกับความต้องการ ก็นำมาใช้งานได้
การทำสำเนาเอกสาร
เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆชุดเพื่อใช้แจกจ่ายหรือ เผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็วข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจน คือสามารถสร้างสำเนาได้สะดวกมีการโต้ตอบถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายได้หรือจะมีการพิมพ์ทั้งสองด้านรวมข้อความพร้อมภาพหรือแม้กระทั้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน
สำนักงานอัตโนมัติการทำสำเนาเอกสารใช้วิธีการดังต่อไปนี้
           -การทำสำเนาโดยใช้กระดาษคาร์บอน (carbon copying) ปัจจุบันสำนักงานอัตโนมัติใช้วิธีการนี้น้อยลง
           -การทำสำเนาโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสาร (photocopying)
           -การทำสำเนาที่ใช้เทคนิคการเปลี่ยนสีจากต้นฉบับลงบนกระดาษทำสำเนา (fluid duplicating หรือ process) เทคนิคนี้สามารถทำสำเนาเป็นสีต่างๆ ได้ เหมาะสำหรับกรณีต้องการสำเนาเอกสาร 11-30 ฉบับ
การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ (archival storage)
            -จัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) ไมโครฟิมล์ (Microfilm) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) หรือแผ่นซีดี (Compact Disc) เป็นต้น ช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น
ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message – Handling Systems : MHS)
           -ระบบโทรสาร (facsimile (fax) systems)
           -ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic mail)
           -ไปรษณีย์เสียง (voice mail)
ระบบโทรสัมมนา หรือการประชุมทางไกล (Teleconferencing System : TS)
ประโยชน์
          -จัดนัดประชุมได้รวดเร็วสนองตอบความเร่งด่วน
          -เพิ่มผลผลิตของผู้เข้าร่วมประชุม เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
          -การประชุมมีวินัยและมีประสิทธิภาพ
          -ใช้ในการสัมภาษณ์งาน
ประเภท ระบบโทรสัมมนาหรือการประชุมทางไกล
          -การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
          -การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
          -การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
          -โทรทัศน์ภายใน (In – House Television)
          -ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)
ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support System : OSS)
          -กรุ๊ปแวร์ (groupware)
          -กราฟิกเพื่อการนำเสนอ (presentation graphics)
          -ระบบสนับสนุนสำนักงานอื่นๆ
กรุ๊ปแวร์ (groupware)
          -แนวคิดในการใช้งานระบบส่วนชุดคำสั่งและสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่จะมีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้ในระบบได้
          -องค์ประกอบของกรุ๊ปแวร์ มีอยู่ 4 ส่วน ได้แก่
                ผู้ใช้
                มาตรฐาน
                ตัวเครื่อง
                ส่วนชุดคำสั่ง
การสร้างลำดับการทำงาน (workflow)
                -การทำงานเป็นระบบทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มตามหน้าที่และมีลำดับที่ชัดเจนประโยชน์ที่ได้รับคือ                                        
                -ลดระยะเวลาการทำงาน
                -ลดค่าใช้จ่าย
                -ลดการใช้กระดาษและการถ่ายเอกสาร
                -ลดขนาดสำนักงาน ทั้งนี้เพราะเมื่อลดการใช้กระดาษก็จะทำให้พื้นที่ใช้งานลดลง
                -การจัดงานและการบริหารสะดวกขึ้น

เนื้อหา เกี่ยวกับ ฟังก์ชั่น EXCEL วันที่ 14/12/2553

PMT(rate,nper,pv,fv,type)

สำหรับคำอธิบายที่ครบถ้วนของอาร์กิวเมนต์ใน PMT ให้ดูที่ฟังก์ชัน PV

rate    คืออัตราดอกเบี้ยเงินกู้

nper    คือจำนวนงวด (จำนวนครั้ง) ในการชำระเงินทั้งหมดสำหรับเงินกู้

pv    คือค่า PV ( present value เป็นมูลค่าปัจจุบัน ) ของการลงทุน : มูลค่าในปัจจุบันของการชำระเงินทุกงวดทั้งหมด

fv    คือมูลค่าในอนาคต ( FV - future value) หรือจำนวนเงินที่คุณต้องการให้คงเหลือหลังจากชำระงวดสุดท้าย ถ้าละไว้จะถือว่า fv เป็น 0 (ตัวอย่างเช่น มูลค่าอนาคตของเงินกู้มีค่าเป็น 0)

type    เป็นค่าตรรกะที่ระบุกำหนดการชำระเงิน

ระบุค่าชนิดเท่ากับ	กำหนดชำระเงิน
0 หรือละไว้	เมื่อสิ้นงวด
1	เมื่อต้นงวด

ข้อสังเกต

• การชำระที่ส่งกลับจากฟังก์ชัน PMT จะรวมเอาต้นทุนและดอกเบี้ยเข้าด้วยกัน แต่ไม่มีภาษี การชำระเงินสำรอง หรือค่าธรรมเนียมซึ่งบางครั้งจะรวมอยู่กับเงินกู้
• ตรวจให้แน่ใจว่า ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับหน่วยที่คุณใช้ในการระบุ rate และ nper ถ้าคุณชำระเงินกู้ 4 ปีเป็นรายเดือนในอัตราดอกเบี้ยร้อยละ 12 ต่อปี ให้ใช้ 12%/12 สำหรับ rate และ 4*12 สำหรับ nper ถ้าคุณชำระเงินกู้เดียวกันนี้เป็นรายปี ให้ใช้ 12% สำหรับ rate และ 4 สำหรับ nper

เคล็ดลับ

ตัวอย่าง 1

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4

A B ข้อมูล คำอธิบาย 8% อัตราดอกเบี้ยรายปี 10 จำนวนเดือนที่ต้องชำระเงิน 10000 จำนวนเงินกู้ สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =PMT(A2/12, A3, A4) ค่างวดรายเดือนสำหรับเงินกู้ตามเงื่อนไขข้างบน (-1,037.03) =PMT(A2/12, A3, A4, 0, 1) ค่างวดรายเดือนสำหรับเงินกู้ตามเงื่อนไขข้างบน แต่การชำระจะทำที่ตอนต้นงวด (-1,030.16)

ตัวอย่าง 2

คุณสามารถใช้ PMT หาการชำระเงินอื่นๆ นอกเหนือจากเงินกู้ได้ด้วย

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4

A B ข้อมูล คำอธิบาย 6% อัตราดอกเบี้ยรายปี 18 จำนวนปีที่คุณวางแผนในการออม 50,000 จำนวนเงินที่คุณต้องการออมใน 18 ปี สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =PMT(A2/12, A3*12, 0, A4) จำนวนเงินที่ต้องออมในแต่ละเดือน เพื่อให้มีเงินจำนวน 50,000 เมื่อครบ 18 ปี (-129.08)

หมายเหตุ  อัตราดอกเบี้ยจะหารด้วย 12 เพื่อหาอัตรารายเดือน จำนวนปีที่จ่ายเงินไปจะคูณด้วย 12 เพื่อหาจำนวนครั้งที่ชำระเงิน

FV (rate,nper,pmt,pv,type)

สำหรับคำอธิบายที่สมบูรณ์กว่านี้ของอาร์กิวเมนต์ ใน FV และข้อมูลเพิ่มเติมเรื่องฟังก์ชันเงินรายปี ให้ดูที่ PV

Rate    คืออัตราดอกเบี้ยต่องวด

Nper    คือจำนวนงวดทั้งหมดของการชำระเงินรายปี

Pmt    คือจำนวนเงินที่ต้องชำระในแต่ละคาบเวลา ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดช่วงปีที่กำหนด โดยทั่วไป pmt ประกอบด้วยเงินต้น และดอกเบี้ย ถ้าไม่ได้ใส่ค่าอะไรไว้ คุณควรจะรวมอาร์กิวเมนต์ pv

Pv    คือค่า pv (present value -มูลค่าปัจจุบัน) หรือมูลค่าปัจจุบันของจำนวนเงินที่ชำระเป็นงวดๆ ทั้งหมด ถ้าไม่ได้ใส่ค่าอะไรไว้ จะมีค่าเป็น 0 (ศูนย์) และคุณควรจะรวมอาร์กิวเมนต์ pmt

type    คือตัวเลข 0 หรือ 1 ซึ่งใช้บ่งชี้วันครบกำหนดการชำระเงิน ถ้าไม่ได้ใส่ค่า type ไว้ ก็จะถือว่าค่านี้เท่ากับ 0

ระบุค่าชนิดเท่ากับ	กำหนดชำระเงิน
0	เมื่อสิ้นงวด
1	เมื่อต้นงวด

ข้อสังเกต

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่หน่วยของอัตราและ nper สอดคล้องตรงกัน กรณีที่คุณชำระเงินรายเดือนของหนี้สินที่มีกำหนดเวลา 4 ปี โดยมีอัตราดอกเบี้ย 12 เปอร์เซ็นต์ต่อปี ให้ใส่อัตราเป็น 12%/12 และใส่ nper เป็น 4*12 แต่กรณีที่คุณชำระเงินรายปีของหนี้สินก้อนเดียวกัน ให้ใส่อัตราเป็น 12% และใส่ nper เป็น 4
• สำหรับอาร์กิวเมนต์ทุกอาร์กิวเมนต์นั้น เงินสดที่คุณจ่ายออกไป เช่น เงินฝากเพื่อการออม จะถูกแสดงด้วยตัวเลขที่เป็นค่าลบ ส่วนเงินสดที่คุณได้รับ เช่น เช็คเงินปันผล จะถูกแสดงด้วยตัวเลขที่เป็นค่าบวก

ตัวอย่าง 1

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4 5 6

A B ข้อมูล คำอธิบาย 6% อัตราดอกเบี้ยรายปี 10 จำนวนครั้งของการชำระเงิน -200 ปริมาณการชำระเงิน -500 มูลค่าปัจจุบัน 1 กำหนดชำระเงินตอนต้นงวด (ดูข้างบน) สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =FV(A2/12, A3, A4, A5, A6) มูลค่าในอนาคตของการลงทุนตามข้อมูลข้างบน (2581.40)

หมายเหตุ   อัตราดอกเบี้ยรายปีถูกหารด้วย 12 เนื่องจากต้องการชำระเป็นรายเดือน

ตัวอย่าง 2

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4

A B ข้อมูล คำอธิบาย 12% อัตราดอกเบี้ยรายปี 12 จำนวนครั้งของการชำระเงิน -1000 ปริมาณการชำระเงิน สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =FV(A2/12, A3, A4) มูลค่าในอนาคตของการลงทุนตามข้อมูลข้างบน (12,682.50)

หมายเหตุ   อัตราดอกเบี้ยรายปีถูกหารด้วย 12 เนื่องจากต้องการชำระเป็นรายเดือน

ตัวอย่างที่ 3

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4 5

A B ข้อมูล คำอธิบาย 11% อัตราดอกเบี้ยรายปี 35 จำนวนครั้งของการชำระเงิน -2000 ปริมาณการชำระเงิน 1 กำหนดเวลาการชำระเงินตอนต้นปี (ดูข้อมูลข้างบน) สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =FV(A2/12, A3, A4,, A5) มูลค่าในอนาคตของการลงทุนตามข้อมูลข้างบน (82,846.25)

หมายเหตุ   อัตราดอกเบี้ยรายปีถูกหารด้วย 12 เนื่องจากต้องการชำระเป็นรายเดือน

ตัวอย่างที่ 4

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

 วิธีการ

1 2 3 4 5 6

A B ข้อมูล คำอธิบาย 6% อัตราดอกเบี้ยรายปี 12 จำนวนครั้งของการชำระเงิน -100 ปริมาณการชำระเงิน -1000 มูลค่าปัจจุบัน 1 กำหนดเวลาการชำระเงินตอนต้นปี (ดูข้อมูลข้างบน) สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =FV(A2/12, A3, A4, A5, A6) มูลค่าในอนาคตของการลงทุนตามข้อมูลข้างบน (2301.40)

หมายเหตุ   อัตราดอกเบี้ยรายปีถูกหารด้วย 12 เนื่องจากต้องการชำระเป็นรายเดือน

NPER (rate, pmt, pv, fv, type)

สำหรับคำอธิบายของอาร์กิวเมนต์ในฟังก์ชัน NPER ที่สมบูรณ์และสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันเงินรายปี ให้ดูที่ PV

Rate    คืออัตราดอกเบี้ยต่องวด

pmt    คือยอดการชำระเงินในแต่ละงวด ซึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งโดยทั่วไป pmt จะรวมเงินต้นและดอกเบี้ยเข้าด้วยกัน แต่จะไม่รวมอากรและภาษี

Pv    คือมูลค่าปัจจุบันหรือเงินก้อนที่เป็นมีค่าเท่ากับการชำระในอนาคตแต่ละงวดรวมกัน

Fv    คือมูลค่าอนาคต หรือดุลเงินสดที่คุณต้องการให้เป็นหลังจากได้ชำระเงินงวดสุดท้ายแล้ว ถ้าละไว้จะถือว่า fv เท่ากับ 0 (ตัวอย่างเช่น มูลค่าอนาคตของหนี้สินเท่ากับ 0)

Type    คือตัวเลข 0 หรือ 1 ซึ่งใช้บ่งชี้กำหนดชำระเงิน

ระบุค่าชนิดเท่ากับ	กำหนดชำระเงิน
0 หรือละไว้	เมื่อสิ้นงวด
1	เมื่อต้นงวด

ตัวอย่าง

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4 5 6

A B ข้อมูล คำอธิบาย 12% อัตราดอกเบี้ยรายปี -100 การชำระเงินในแต่ละงวด -1000 มูลค่าปัจจุบัน 10000 มูลค่าในอนาคต 1 กำหนดชำระเงินตอนต้นงวด (ดูข้างบน) สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =NPER(A2/12, A3, A4, A5, 1) จำนวนงวดของการลงทุนตามเงื่อนไขข้างบน (60) =NPER(A2/12, A3, A4, A5) จำนวนงวดของการลงทุนตามเงื่อนไขข้างบน เว้นแต่ว่าการชำระเงินมีกำหนดที่ต้นงวด (60) =NPER(A2/12, A3, A4) จำนวนงวดของการลงทุนด้วยเงื่อนไขข้างบน เว้นแต่ว่ามูลค่าในอนาคตเท่ากับ 0 (-9.578)

IRR (values,guess)

value    คืออาร์เรย์หรือการอ้างอิงไปยังเซลล์ที่มีตัวเลข ที่คุณต้องการคำนวณหาค่าอัตราผลตอบแทนซื้อลด (internal rate of return)

• value ต้องมีอย่างน้อยหนึ่งค่าที่เป็นบวก และอีกหนึ่งค่าที่เป็นลบเพื่อคำนวณอัตราผลตอบแทนซื้อลด (internal rate of return)
• ฟังก์ชัน IRR ใช้ลำดับของค่าในการแปลลำดับของสภาพคล่องตัวทางการเงิน ให้แน่ใจว่าได้ใส่ค่ารายจ่าย และรายรับในลำดับที่คุณต้องการ
• ถ้าอาร์เรย์หรืออาร์กิวเมนต์ประกอบด้วยข้อความ ค่าตรรกะหรือเซลล์ว่าง ค่าเหล่านั้นจะถูกละเว้น

guess    คือจำนวนที่คุณคาดคะเนว่าควรจะเป็นผลลัพธ์ของ IRR

• Microsoft Excel ใช้เทคนิคการทบทวน สำหรับการคำนวณ IRR เริ่มต้นด้วยการเดา IRR จะวนรอบการคำนวณจนกว่าผลลัพธ์จะถูกต้องภายใน 0.00001 เปอร์เซ็นต์ ถ้า IRR ไม่สามารถค้นหาผลลัพธ์ภายใน 20 ครั้ง จะส่งกลับ #NUM! เป็นค่าข้อผิดพลาด
• ในกรณีส่วนใหญ่คุณไม่จำเป็นต้องใส่ค่า guess สำหรับการคำนวณของ IRR ถ้าไม่ได้ใส่ค่าอะไรใน guess จะถือว่าค่านี้เท่ากับ 0.1 (10 เปอร์เซ็นต์)
• ถ้า IRR ส่งกลับ #NUM! เป็นค่าข้อผิดพลาด หรือถ้าผลลัพธ์ไม่ใกล้เคียงกับที่คุณคาดคะเนไว้ ให้พยายามคาดคะเนอีกครั้งด้วยค่าที่แตกต่างกัน

หมายเหตุ

IRR มีความสัมพันธ์ใกล้เคียงกับ NPV (ฟังก์ชันมูลค่าปัจจุบันสุทธิ) อัตราผลตอบแทนที่คำนวณโดย IRR เป็นอัตราดอกเบี้ยซึ่งสอดคล้องกับมูลค่าปัจจุบันสุทธิที่เป็น 0 (ศูนย์) สูตรดังต่อไปนี้จะสาธิตว่า NPV และ IRR มีความสัมพันธ์กันอย่างไร

NPV(IRR(B1:B6),B1:B6) เท่ากับ 3.60E-08 [ภายในความเที่ยงตรงของการคำนวณ IRR ค่า 3.60E-08 จะมีค่าเป็น 0 (ศูนย์)]

ตัวอย่าง

หากคัดลอกตัวอย่างไปใส่ไว้ในกระดาษคำนวณว่างเปล่าจะทำให้อ่านตัวอย่างได้เข้าใจยิ่งขึ้น

วิธีการ

1 2 3 4 5 6 7

A B ข้อมูล คำอธิบาย -70,000 เงินทุนแรกเริ่มของการดำเนินธุรกิจ 12,000 รายได้สุทธิของปีแรก 15,000 รายได้สุทธิของปีที่สอง 18,000 รายได้สุทธิของปีที่สาม 21,000 รายได้สุทธิของปีที่สี่ 26,000 รายได้สุทธิของปีที่ห้า สูตร คำอธิบาย (ผลลัพธ์) =IRR(A2:A6) อัตราผลตอบแทนซื้อลดของเงินลงทุนหลังจากครบสี่ปี (-2%) =IRR(A2:A7) อัตราผลตอบแทนซื้อลดหลังจากครบห้าปี (9%) =IRR(A2:A4,-10%) เมื่อต้องการคำนวณอัตราผลตอบแทนซื้อลดหลังจากครบสองปี ซึ่งจะต้องใส่ค่า guess ไว้ด้วย (-44%)