การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ
องค์กร /องค์การ (Organization)
• หมายถึง ระบบเปิดที่มีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นกระบวนการต่อเนื่องระบบนี้ประกอบด้วย ปัจจัยนำ เข้า (Input) กระบวนการเปลี่ยนแปลง (Transformation) และผลผลิต(Output) (Katz and Kahn, 1978)
• หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น
ความหมายของสำนักงาน
สำนักงาน (Office) หมายถึง ศูนย์สั่งการขององค์การหรือธุรกิจ
ต่าง ๆ หมายรวมถึง สถานที่ใช้ในการบริหารงานหรือสั่งการของทั้ง
ธุรกิจ รัฐบาล และ รัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นที่สำหรับบริหารงาน
เป็นที่ซึ่งพนักงานทำงาน และ เป็นที่จัดการเกี่ยวกับเอกสาร กล่าวคือ เป็นที่ซึ่งมีกิจกรรมการโต้ตอบด้านเอกสาร และการเก็บเอกสาร
ต่าง ๆ หมายรวมถึง สถานที่ใช้ในการบริหารงานหรือสั่งการของทั้ง
ธุรกิจ รัฐบาล และ รัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นที่สำหรับบริหารงาน
เป็นที่ซึ่งพนักงานทำงาน และ เป็นที่จัดการเกี่ยวกับเอกสาร กล่าวคือ เป็นที่ซึ่งมีกิจกรรมการโต้ตอบด้านเอกสาร และการเก็บเอกสาร
ประเภทของลักษณะงานของสำนักงาน
งานที่สนับสนุนฝ่ายบริหารให้องค์กรปฏิบัติงานได้ตามวัตถุประสงค์
ที่วางไว้ ลักษณะงานของสำนักงานพอจะแบ่งตามหน้าที่ปฏิบัติได้ดังนี้
1. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการเจรจาข้อตกลง
2. สำนักงานทำหน้าที่ในการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ
3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร
4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน
5. สำนักงานทำหน้าที่เกี่ยวกับการสนับสนุนทางด้านสารสนเทศ
2. สำนักงานทำหน้าที่ในการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ
• สำนักงานทางการบัญชีส่งใบเก็บเงินให้แก่ลูกค้า หลักฐานด้านการจ่ายเงินเดือน จะนำมาคำนวณเกี่ยวกับรายได้และประกันว่าลูกจ้างทุกคนจะได้รับเงินเดือน
• สำนักงานด้านอาคารสถานที่จะจัดหาบริษัทมาทำความสะอาดอาคาร
• สำนักงานด้านการจัดซื้อจะทำเรื่องเกี่ยวกับการจัดซื้อและการตรวจรับ
• สำนักงานตามที่กล่าวมาแล้วบางหน่วยงานจะเกี่ยวข้องกับข้อตกลงที่แตกต่างกัน
3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร
• การวางแผนการปฏิบัติงานและจัดคนที่เหมาะสม การกำหนดตารางการทำงาน และควบคุมคุณภาพและ ความก้าวหน้าของงาน
• ผู้จัดการนั้นจะทำหน้าที่บริหารสำนักงาน การทำหน้าที่ในการบริหารสำนักงานก็เหมือนกับการบริหารทั่ว ๆ ไปซึ่งตำแหน่งผู้จัดการนั้นใน
แต่ละสำนักงานก็จะแตกต่างกันแล้วแต่ขนาดขององค์การ
แต่ละสำนักงานก็จะแตกต่างกันแล้วแต่ขนาดขององค์การ
4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน
• งานการพิมพ์เอกสาร การบันทึกข้อความ และการถ่ายเอกสาร การจัดการประชุม และงานอื่นๆ
• ใช้ทักษะและเครื่องมือเฉพาะ สำนักงานจึงจัดตั้งแยกจากหน่วยงานอื่น
• ตัวอย่างเช่น ศูนย์การผลิตเอกสาร สำนักงานการท่องเที่ยว เป็นต้น
ลักษณะของงานสำนักงาน
ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539)
1. เป็นงานประเภทให้บริการแก่หน่วยงานอื่นๆ
2. ขนาดของงานให้บริการ ขึ้นอยู่กับหน่วยงาน จึงไม่อาจควบคุมได้ อาทิ
เช่น จำนวนจดหมายติดต่อ จำนวนรายการสินค้าที่ผลิต จำนวนสินค้าที่ขาย
เช่น จำนวนจดหมายติดต่อ จำนวนรายการสินค้าที่ผลิต จำนวนสินค้าที่ขาย
3. เป็นงานที่ไม่อาจคำนวณผลกำไรได้โดยตรง ทั้งนี้และงานสำนักงานเป็น
การบริการให้ข้อมูลแก่หน่วยงานหลัก เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน
การบริการให้ข้อมูลแก่หน่วยงานหลัก เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
• สภาวะแวดล้อม ได้แก่ ลักษณะการดำเนินงานของบริษัทหรือหน่วยงาน การจัดองค์กรและสายงานที่รับผิดชอบ สำนักงานสาขา คู่ค้าหรือพันธมิตรทางการค้า
• องค์ประกอบ ได้แก่ บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เทคโนโลยีสารสนเทศและการบริหารการจัดการ
• ผลผลิต ได้แก่ ผลงานต่างๆ ที่ผลิตขึ้นในสำนักงาน ผลผลิตนี้ผลิตออกมาจะต้องใช้งานได้ปลอดภัย และไม่สูญหาย
สำนักงานอัตโนมัติจะคำนึงถึงอยู่ 3 ด้าน คือ
- บุคลากรที่จะเป็นผู้ใช้สำนักงานอัตโนมัติ
• ผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ ประธานหรือกรรมการผู้จัดการ ซึ่งแล้วแต่สำนักงานต่างๆ จะเรียกผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ได้การกำหนดกลยุทธ์ของสำนักงาน
• ผู้บริหารระดับกลาง ได้แก่ หัวหน้าฝ่ายหรือผู้จัดการฝ่าย ผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ในการวางแผนให้สอดคล้องกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง
• ผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการควบคุมหัวหน้าพนักงาน หรือหัวหน้าเสมียนพนักงาน ผู้บริหารระดับนี้จะมีหน้าที่ในการนำแบบไปปฏิบัติ
• ระดับนักวิชาการ ได้แก่ ผู้เชี่ยวชาญ ฝ่ายวิชาการ วิศวกร ช่างเทคนิค นักเขียนโปรแกรม
• ระดับเสมียนพนักงาน ได้แก่ เลขานุการ เสมียน คนงาน
- ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ที่พัฒนาขึ้น
• ระบบงานประยุกต์ที่ดีจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน
• มีความสะดวกในการใช้
• มีความรวดเร็ว
• มีประสิทธิภาพ
• ตัวอย่างของระบบงานประยุกต์ เช่น โปรแกรมประยุกต์ด้านบริหารบุคลากร โปรแกรมประยุกต์ด้านบัญชี โปรแกรมด้านการจ่ายเงินเดือน โปรแกรมการประมวลผลคำ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตารางการทำงาน กราฟิก
- ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ที่พัฒนาขึ้น
• ระบบงานประยุกต์ที่ดีจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน
• มีความสะดวกในการใช้
• มีความรวดเร็ว
• มีประสิทธิภาพ
• ตัวอย่างของระบบงานประยุกต์ เช่น โปรแกรมประยุกต์ด้านบริหารบุคลากร โปรแกรมประยุกต์ด้านบัญชี โปรแกรมด้านการจ่ายเงินเดือน โปรแกรมการประมวลผลคำ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตารางการทำงาน กราฟิก
การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
1. ความคุ้มค่า การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติจะต้องมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง
ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539) ได้จำแนกค่าใช้จ่ายในการจัดสำนักงาน
ให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติออกเป็น 2 ประเภท คือ
ให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติออกเป็น 2 ประเภท คือ
• ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed cost)
• ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost)
ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed cost) คือ ค่าใช้จ่ายที่จะต้องจ่ายจริงอาจจะเป็นการใช้จ่ายครั้งเดียวหรือหลายครั้งก็ได้ ได้แก่
• ค่าจ้างที่ปรึกษาในการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ
• ค่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่นๆ
• ค่าซื้อซอฟต์แวร์และจ้างทำซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
• ค่าเดินสายเคเบิลของระบบเครือข่าย
• ค่าเฟอร์นิเจอร์ช่วยงานระบบเครือข่าย
• ค่าอุปกรณ์และเครื่องตกแต่ง
ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost) คือ ค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงไปได้ตามปริมาณหรือสถานการณ์ ได้แก่
• ค่าวัสดุ เช่น กระดาษ แผ่นดิสก์
• ค่าฝึกอบรม
• ค่าไฟฟ้า
• ค่าจ้างพนักงาน
• ค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์และค่าประกัน
2. โครงสร้างของสำนักงาน พิจารณาจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้างและมีผลกระทบต่อบุคลากรที่ปฏิบัติงานมากน้อยแค่ไหน
3. กระบวนการในการปฏิบัติงาน ศึกษากระบวนการปฏิบัติที่ทำอยู่ในปัจจุบันว่ามีกระบวนการอย่างไร แต่ละกระบวนการมีปัญหาอะไรบ้างถ้า นำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้แต่จะแก้ปัญหาได้อย่างไร
4. บุคลากร พิจารณาว่าปัจจุบันมีบุคลากรที่สามารถใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ได้หรือไม่ ถ้าไม่มีจะใช้เวลาฝึกนานเท่าไรจะสามารถปฏิบัติงานได้
5. ซอฟต์แวร์ พิจารณาว่าซอฟต์แวร์ที่จะนำมาใช้สามารถหาซื้อได้ในท้องตลาดหรือไม่ ถ้าไม่มีจะใช้เวลาในการพัฒนานานเท่าไรและจะใช้ได้กับอุปกรณ์ที่มีอยู่ได้หรือไม่ ถ้าไม่ได้หน่วยงานจะต้องลงทุนเพิ่มเท่าไรจึงจะใช้งานได้
ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
- การจัดซื้อซอฟต์แวร์ เมื่อนำมาใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัส สัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์
- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป
- ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol) เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูล
- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้
- เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
- การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา
- ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น